事業所内でのデータ共有と情報セキュリティ

事業所内でのデータ共有と情報セキュリティ

社会保険労務士などの士業事務所は、いわゆる「一人事務所」が多いです。

一人事務所であればデータ共有などは特に考える必要はありません。

情報セキュリティについても、自分の使うパソコンにウイルスソフトを入れる程度でしょう。

しかし、スタッフが増えるとそうはいきません。

安全な「データ共有と情報セキュリティ」を考えていく必要があります。

今回、都内でスタッフを抱える社会保険労務士事務所の先輩の話を聞く機会がありました。

スタートアップの企業やこれから人を増やしていく企業にも参考になる内容だと感じました。

当事務所もスタッフを迎え入れるにあたり、「データ共有と情報セキュリティ」が課題になりました。

昔からの社会保険労務士事務所、年配の社会保険労務士の事務所では未だに情報を紙で管理しているところもあるようです。

個人情報保護法の改正や電子申請の普及によって、時代についていくことができない事業者は淘汰されていきます。

社会保険労務士業界も例外ではありません。

■データ共有
一人事務所であれば考える必要はありませんでした。

しかし、スタッフが一人でもいればデータ共有が必要です。

しかも、士業事務所が抱えるような気密性の高い情報を安全に管理しなくてはなりません。

大きく分けて
●クラウドサービスの活用
●物理的サーバーの活用
の2つに分かれます。

両方併用するのが良いかもしれません。

■情報セキュリティ
ウイルスソフトは最低限必要です。

サーバーを利用すれば、同じ所内においてもフォルダごとの権限管理によって、「責任者以外情報を見られない」とすることも可能です。

サーバーであればば、バックアップ機能も充実しているので、パソコンのみや外付けのハードディスクよりは、格段に安全です。

貴社の従業員さんの大切な個人情報を守るため、

貴社の業務を滞らせないために

委託している社会保険労務士事務所の組織体制やIT設備のことも確認してみると良いのではないでしょうか。

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